Privacybeleid betreffende de verwerking van persoonsgegevens van klanten en websitegebruikers

Soncotra Volleybal Poperinge (hierna "wij", "ons" en "onze") begrijpt het belang van de privacy van haar klanten en de gebruikers van haar website bezoekers en de bescherming van hun persoonlijke gegevens. In dit beleid wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens behandelen en verwerken.

1. Toepassingsgebied

Soncotra Volleybal Poperinge, met maatschappelijke zetel te Kleiputtendreef 27 8970 Poperinge, KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen) nummer BE 0448.584.616  beheert deze website. Wij treden op als verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze klanten en gebruikers van de website. 

Wij vinden het belangrijk om een omgeving te creëren en te onderhouden waarin onze klanten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens niet zullen worden misbruikt. Wij houden ons aan de regelgeving die van toepassing is op gegevensbescherming, zoals de Verordening (EU) 2016/679 (ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming genoemd, hierna "GDPR") en de Belgische Wet Bescherming Persoonsgegevens. De voornoemde regelgeving heeft betrekking op de bescherming van persoonsgegevens en geeft u rechten over de genoemde persoonsgegevens.

Het doel van dit beleid is om aan te geven welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij uw gegevens gebruiken nadat u onze website hebt bezocht en om u te verzekeren dat wij uw gegevens op de juiste manier verwerken. 

Dit privacybeleid en de gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing wanneer u onze website bezoekt. De toepassing van andere voorwaarden dan de voorwaarden die hierin zijn opgenomen, is uitdrukkelijk verboden, tenzij wij u vooraf uitdrukkelijk schriftelijk toestemming hebben verleend. In dat laatste geval is dit beleid van toepassing naast de specifieke overeenkomst. Het gebruik van deze website, het platform en de daarin opgenomen content is slechts toegestaan met inachtneming van dit beleid. Het gebruik van deze website, het platform en de daarin opgenomen inhoud is slechts toegestaan onder voorbehoud van naleving van de volledige tekst van dit beleid.

2. Welk type persoonsgegevens verzamelen wij? 

Het is niet nodig persoonsgegevens te verstrekken om het grootste deel van onze website te gebruiken.

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens voor de hieronder vermelde doeleinden:

  • Naam, aanspreekvorm, adres;
  • Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer);
  • Bedrijf;

Aanvullende of optionele gegevens worden verstrekt door het invullen van formulieren op onze website of wanneer wij contact met u opnemen (per telefoon, e-mail of op beurzen of evenementen). 

Wij verzamelen en verwerken ook gegevens die wij verkrijgen via onze website of de apparaten die u gebruikt. De verzamelde gegevens kunnen zijn:

  • Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor het gedeelte van de website dat is gereserveerd voor klanten;
  • Locatiegegevens (verzameld via sociale media of het IP-adres van uw apparaat; GPS-signalen verzonden door uw mobiele apparaat);
  • Gegevens die worden verzameld met behulp van cookies, webbakens of van het internet. Deze gegevens worden automatisch verzameld en kunnen verband houden met de website die u bezocht voordat u naar onze website navigeerde of de website waarnaar u navigeerde na uw bezoek aan onze website. We kunnen ook gegevens verzamelen over de websitepagina's die u hebt bezocht, uw IP-adres, het type browser dat u gebruikt, de toegangstijd en uw besturingssysteem. Lees ons cookiebeleid (https://www.soncotravolleypoperinge.be/nl/cookie-policy) om meer te weten te komen over hoe wij cookies gebruiken.
  • Gegevens die wij verkrijgen van andere websites, bijvoorbeeld als u ons vraagt om een koppeling met uw Facebook-account
  • Wij kunnen telefoongesprekken opnemen voor kwaliteitsbewaking en voor opleidingsdoeleinden

We kunnen ook gegevens uit het publieke domein verzamelen om eerder verzamelde gegevens te controleren of om onze activiteiten te beheren of te verbreden.

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens en op welke rechtsgrondslag?

Wij verzamelen de bovengenoemde gegevens om een profiel op te stellen om uw behoeften te begrijpen en u beter van dienst te kunnen zijn, en voor de volgende specifieke doeleinden: 

  • Om te reageren op uw (online) vragen over onze producten of diensten, om informatie te kunnen verstrekken over onze producten en om online aanbiedingen op te volgen.
  • Om de door u bestelde producten en diensten te leveren.
  • Om toegang te verschaffen tot het online klantenplatform waar u:
    - Bestellingen kunt plaatsen
    - Leveringsvoorwaarden kunt controleren
    - Uw klantgeschiedenis en garanties kunt controleren
    - De gegevens kunt controleren die door onze machines worden gegenereerd en die beschikbaar zijn op ons cloud-platform. Deze gegevens, die betrekking hebben op [de werking en prestaties van de machines/werkzaamheden, prestaties en gebruik van de machines door de werknemers], zijn voor u beschikbaar via een gepersonaliseerde account nadat u bent ingelogd op het platform. 
  • Om uw identiteit en financiële gegevens met betrekking tot betalingen voor onze producten of diensten te controleren.
  • Om onze producten of diensten te verbeteren.
  • Om klachten over onze producten, diensten of website te onderzoeken.
  • Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen alsook aan de compliance vereisten.
  • Om het gebruik van accounts te analyseren en te controleren om fraude, terrorisme, misleiding, veiligheidsincidenten en criminele activiteiten te voorkomen, te onderzoeken of te rapporteren aan de relevante autoriteiten. 
  • Om periodieke e-mailberichten te sturen met aanbiedingen over onze producten en diensten, speciale aanbiedingen of andere informatie waarvan wij denken dat die voor u van belang kan zijn.
  • Om van tijd tot tijd contact met u op te nemen ten behoeve van marktonderzoek. Wij kunnen per e-mail of telefoon contact met u opnemen.
  • Om uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden zoals aangegeven op specifieke formulieren op onze website, door schriftelijke kennisgeving of per e-mail.

Wij verwerken de bovengenoemde persoonsgegevens op basis van verschillende verwerkingsredenen, zoals vermeld in artikel 6, lid 1, onder a), b), c) en f), van de GDPR. 

De verwerking van uw persoonsgegevens is vereist om te voldoen aan contractuele verplichtingen met het oog op de levering van producten of diensten in overeenstemming met onze overeenkomsten. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt (bijvoorbeeld om facturen op te stellen of met u te communiceren) in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, zullen wij de gegevens tot 10 jaar na het einde van onze commerciële relatie bewaren in overeenstemming met de toepasselijke verjaringstermijn.

In sommige gevallen kan het een wettelijke verplichting zijn om persoonsgegevens te verwerken en te delen met derden, zoals overheidsinstanties ten behoeve van overheidszaken of wetgeving tegen het witwassen van geld.  

In deze gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken en contact met u op te nemen om onze activiteiten uit te kunnen voeren of u te voorzien van informatie over onze producten, diensten, promoties en/of evenementen. Uw persoonsgegevens worden bewaard tot één jaar na de beëindiging van onze commerciële relatie.

Indien u geen huidige klant bent, zullen wij uw toestemming vragen om u informatie te verstrekken over onze evenementen, producten en diensten voor promotionele doeleinden. In dat geval bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende één jaar.

4. Hoe worden uw gegevens gebruikt en gedeeld?

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens delen met:

  • Filiaal- en dochterondernemingen; of
  • Derden met wie u ons heeft gevraagd uw persoonsgegevens te delen, zoals SAP, Hubspot, LinkedIn, Facebook, Google, Website platform, of andere media indien u ons heeft gevraagd deze te koppelen aan uw account; 

Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met derden die ons helpen met onze producten en diensten. Enkele voorbeelden van activiteiten van derden zijn de hosting van webservers, gegevensanalyse, aanbieders van marketingondersteuning en de klantenservice. Deze bedrijven hebben toegang tot uw persoonsgegevens, maar alleen wanneer dit nodig is om hun activiteiten uit te voeren. Het is hen niet toegestaan uw gegevens voor andere doeleinden te gebruiken.

Uw persoonlijke gegevens mogen niet worden verkocht of verhuurd aan derden. 

Wij kunnen uw persoonsgegevens publiceren om ons beleid te handhaven, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het belang van de veiligheid, in het algemeen belang of met het oog op de rechtshandhaving in elk land waar wij entiteiten of dochterondernemingen hebben. Wij kunnen gevolg geven aan een verzoek van een rechtshandhavingsinstantie, regelgevende autoriteit of overheidsinstantie. Wij kunnen ook gegevens publiceren ten behoeve van lopende of geplande rechtszaken of ter bescherming van onze eigendommen, veiligheid, personen of andere rechten en belangen.

Indien Soncotra Volleybal Poperinge wordt verkocht of fuseert met een ander bedrijf, zullen uw gegevens toegankelijk zijn voor de adviseur van de potentiële koper en overgedragen worden aan de nieuwe bedrijfseigenaren. In dat geval zullen wij de gepaste maatregelen nemen om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Het gebruik van uw persoonlijke gegevens zal altijd onderworpen zijn aan dit beleid.

5. Overdracht van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Rechten van de betrokkene

De wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet in verschillende rechten voor de betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de betrokkene voldoende controle heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens. 
U hebt recht op inzage in de gegevens die wij over u bewaren en op het aanvragen en ontvangen van een kopie van de persoonsgegevens in onze administratie. U hebt het recht ons te verzoeken verouderde, onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben te wijzigen, aan te vullen of te wissen wanneer uw persoonsgegevens veranderen. U hebt ook het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om daartegen bezwaar te maken. U hebt tevens het recht om de persoonsgegevens die u aan de verantwoordelijke voor de verwerking hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat, en om deze door te geven aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens of indien u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@soncotravolleypoperinge.be

Beveiliging
Wij stellen alles in het werk om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Wij hebben redelijke technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking en/of ongeoorloofde toegang tot de verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Wij wijzen u erop dat het internet een open netwerk is; wij kunnen derhalve niet garanderen dat onbevoegde derden deze maatregelen niet kunnen omzeilen of uw persoonsgegevens niet voor ongeoorloofde doeleinden kunnen gebruiken.
Deze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites, noch voor de privacy normen en praktijken van de desbetreffende derde partij. U moet het privacybeleid van de betreffende derde partij en website lezen en begrijpen voordat u cookies accepteert en een website bezoekt, om er zeker van te zijn dat uw persoonlijke gegevens voldoende beschermd zijn.


7. Gebruiksvoorwaarden en aansprakelijkheid 

A. Rechten op de website en het materiaal - Toegestaan gebruik 

Onze website en de daarop beschikbare materialen (bijvoorbeeld teksten, afbeeldingen, video's, data, software, merken en handelsmerken en andere gegevens) zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten en andere rechten die berusten bij ons, de aan ons gelieerde ondernemingen (moederbedrijven, gelieerde ondernemingen of dochterondernemingen) en/of licentiegevers. 

Het is de bezoeker van de website en eventuele andere platforms (klantensectie) toegestaan de website, het platform en het materiaal voor eigen doeleinden te raadplegen. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief en niet-overdraagbaar en wij behouden ons het recht voor om dit recht op elk moment en zonder rechtvaardiging in te trekken. Elk ander gebruik van enig element van de website en/of het platform (d.w.z. reproductie, wijzigingen, publicatie of enige andere vorm van verspreiding) is verboden, tenzij wij en/of de licentiegevers vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming hebben verleend.


B. Verboden gebruik van de website en het materiaal

U verbindt zich ertoe de website, het platform en het materiaal niet (1) onwettig en/of voor onwettige doeleinden te gebruiken; (2) deze niet te beschadigen, te wijzigen, te onderbreken, stop te zetten of de werking ervan te schaden; (3) geen computervirussen te verspreiden of te installeren, noch materiaal te verspreiden of te installeren dat beledigend, obsceen, bedreigend of anderszins niet in overeenstemming is met het beoogde gebruik van de website en het platform; (4) geen inbreuk te maken op het recht van derden of op onze rechten op privacy, bescherming van persoonsgegevens of intellectuele eigendom; (5) materiaal voor marketing- of reclamedoeleinden te verspreiden of te installeren zonder onze voorafgaande toestemming te vragen en alleen voor zover de ontvanger om het genoemde materiaal heeft verzocht.

C. Aansprakelijkheid

Wij stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat de informatie die wij aan onze website en het platform toevoegen zo volledig, correct en actueel mogelijk is, hoewel wij niet kunnen garanderen dat de verstrekte informatie geen fouten bevat. De informatie is niet gericht op specifieke personen of organisaties en is daarom mogelijk niet volledig, relevant of accuraat. 
De informatie mag niet worden beschouwd als professioneel of juridisch advies (hiervoor moet altijd een deskundige worden geraadpleegd). De gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van de website, het platform en zijn gegevens. Wij zien af van alle aansprakelijkheid voor eventuele schade veroorzaakt door eventuele fouten op deze website.
Wij stellen alles in het werk wat redelijkerwijs mogelijk is om technische storingen te beperken. Fouten en storingen kunnen zich echter voordoen bij het gebruik van de website of het platform, waardoor de beschikbaarheid of de werking daarvan kan worden belemmerd. De website, het platform en de inhoud daarvan wordt "as is" aangeboden en wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor zaken die voortvloeien uit het gebruik van onze website, het platform of de inhoud daarvan.
De websitepagina's of het platform kunnen links bevatten naar externe websites voor de inhoud waarvan wij geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden en zullen aanvaarden. Wij zullen niet aansprakelijk worden gesteld voor materiaal en informatie die door gebruikers aan de website of het platform wordt toegevoegd. De gebruiker is verplicht ons te vrijwaren of schadeloos te stellen voor alle schade die kan worden toegeschreven aan het materiaal en de informatie. 


8. Toepasselijke wetgeving en jurisdictie

Het Belgisch recht is van toepassing op onze website, dit beleid en de geschillen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken RPR Gent afdeling Ieper bevoegd.


9. Wijzigingen aan dit beleid

Soncotra Volleybal Poperinge kan dit beleid wijzigen of bijwerken om informatie te verstrekken over de manier waarop wij op dat ogenblik uw persoonsgegevens verwerken. De bijgewerkte versie van dit beleid is beschikbaar op dezelfde website en wordt van kracht bij publicatie. Bezoek deze webpagina regelmatig om er zeker van te zijn dat u op de hoogte blijft van hoe wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, hoe en onder welke omstandigheden wij uw persoonsgegevens gebruiken en wanneer wij uw persoonsgegevens delen met derden.

Versie 16-12-2025 
Alle info: info@soncotravolleypoperinge.be